Bestellingen bekijken en beheren

Inleiding

Met WooCommerce kunt u alle bestellingen van uw webshop centraal beheren.
In het bestellingenoverzicht ziet u wie wat heeft besteld, welke bestelling betaald is,
wat nog verzonden moet worden en welke bestelling is afgerond.
In deze handleiding leert u hoe u bestellingen bekijkt, wijzigt en opvolgt.

Naar het bestellingenoverzicht gaan

1. Log in via www.jouwdomeinnaam.nl/wp-admin.
2. Ga in het linker menu naar WooCommerce → Bestellingen.

U ziet nu een overzichtslijst met alle bestellingen in uw webshop.

Bestellingsstatussen uitgelegd

In het overzicht ziet u per bestelling een status. De meest voorkomende statussen zijn:

• In behandeling – bestelling is ontvangen en (meestal) betaald, maar nog niet verwerkt.
• Wachtend op betaling – klant heeft de order geplaatst, maar nog niet betaald.
• Voltooid – bestelling is verwerkt en (indien van toepassing) verzonden.
• Geannuleerd – bestelling is geannuleerd, bijvoorbeeld op verzoek van de klant.
• Terugbetaald – bestelling is gecrediteerd of terugbetaald.
• Mislukt – betaling is niet gelukt of afgebroken.

Eén bestelling openen

1. Ga naar WooCommerce → Bestellingen.
2. Klik op het bestelnummer of de klantnaam van de bestelling die u wilt bekijken.

U komt nu in het scherm met alle details van deze bestelling.

Welke gegevens ziet u in een bestelling?

In een bestelling vindt u onder andere:

• Bestelgegevens – bestelnummer, datum en status.
• Klantgegevens – naam, e-mailadres, telefoonnummer.
• Factuuradres en verzendadres – handig voor verzending en administratie.
• Bestelde producten – producten, aantallen, prijzen en totaalbedrag.
• Betaalmethode – bijvoorbeeld iDEAL, Bancontact, PayPal of bankoverschrijving.
• Verzendmethode – gekozen verzendoptie (bijv. pakketpost, brievenbuspakket).
• Notities – interne notities of klantnotities.

Bestelstatus wijzigen

Het is belangrijk dat de bestelstatus klopt, zodat u zelf overzicht houdt en klanten de juiste e-mails ontvangen.

1. Open de bestelling die u wilt wijzigen.
2. Bovenaan ziet u een dropdown met de huidige Bestelstatus.
3. Kies de gewenste nieuwe status (bijv. In behandeling of Voltooid).
4. Klik op de knop Bijwerken aan de rechterkant.

Notities toevoegen aan een bestelling

Met notities kunt u intern communiceren of de klant automatisch informeren.

1. Scroll in de bestelling naar het blok Bestellingsnotities.
2. Typ een notitie in het invoerveld.
3. Kies in de dropdown:
   
   
   
   • Privé notitie – alleen zichtbaar voor beheerders.
   • Notitie naar klant – de klant ontvangt een e-mail met deze notitie.
4. Klik op Notitie toevoegen.

E-mails en facturen naar de klant sturen

WooCommerce kan automatisch orderbevestigingen, facturen en verzendberichten naar klanten sturen.
U kunt deze ook handmatig opnieuw versturen.

1. Open de bestelling.
2. Zoek het blok Bestellingsacties (meestal rechtsboven of rechts).
3. Kies in de dropdown bijv. Orderbevestiging e-mail opnieuw versturen of Factuur/Bestelling e-mail naar klant.
4. Klik op de pijltjesknop om de geselecteerde e-mail te versturen.

Bestellingen filteren en zoeken

In het overzichtsscherm van bestellingen kunt u eenvoudig zoeken en filteren.

• Gebruik de zoekbalk om te zoeken op naam, e-mailadres of bestelnummer.
• Gebruik de filters boven de tabel om te filteren op status (bijv. alleen In behandeling).
• U kunt ook filteren op datum of klant.

Bestellingen exporteren (optioneel)

Met sommige thema’s of plugins kunt u bestellingen exporteren naar Excel of CSV,
bijvoorbeeld voor uw boekhouder. Dit gebeurt meestal via:

• WooCommerce → Rapporten, of
• Een aparte export-plugin, zoals een “Order Export” plugin.

Veelvoorkomende vragen

De betaling is gelukt, maar de bestelling staat nog op “Wachtend op betaling”

Controleer de betaalprovider (bijv. Mollie of Stripe) of de betaling daar goed is binnengekomen.
Als de betaling daar wél als geslaagd staat, kunt u de WooCommerce-bestelstatus handmatig op
In behandeling of Voltooid zetten.

Ik wil een bestelling (deels) terugbetalen

Afhankelijk van uw betaalprovider kunt u via:

• De betaalprovider zelf (bijv. Mollie-dashboard) de betaling terugstorten.
• In WooCommerce de status aanpassen naar Terugbetaald en eventueel het bedrag registreren.

Een bestelling moet worden geannuleerd

Open de bestelling, zet de status op Geannuleerd en klik op Bijwerken.
Eventuele betalingen dient u via uw betaalprovider terug te storten, tenzij dit automatisch gebeurt.

Kort samengevat

• Bekijk bestellingen via WooCommerce → Bestellingen.
• Open een bestelling om klant-, adres- en productgegevens in te zien.
• Wijzig de bestelstatus zodra u een bestelling verwerkt of verzendt.
• Gebruik notities voor interne communicatie of om klanten te informeren.
• Gebruik de bestellingsacties om e-mails en facturen opnieuw te versturen.
• Zoek en filter om snel de juiste bestelling te vinden.

Hulp nodig?

We reageren meestal binnen 24–48 uur. Uw antwoord is maar één berichtje van u vandaan.